Juist tíjdens het werk op de werkplek gebeuren de ongelukken of ontstaat fysieke overbelasting.

Om de werkplek veilig te houden moet het personeel zijn opgeleid voor het werk dat ze uitvoeren. Er moeten werkplekinspecties worden gedaan, taak risico analyses opgesteld, last minute risico analyses

gevolgd en toolboxen en veiligheidsinstructies worden gegeven. En dan moet er ook nog toezicht zijn of er echt veilig gewerkt wordt. 

En dit is nog maar een korte opsomming van de verplichtingen, want ook het arbobeleid is van groot belang. En verplicht.

Niet alleen voor de mensen op de werkvloer zijn de veiligheidsvoorschriften belangrijk.

Ook jouw verzekering wil graag dat je dat op orde hebt. Dit zijn tijdrovende zaken die er vaak ‘bij’ worden gedaan of helemaal niet, omdat het nou eenmaal niet jouw corebusiness is. En dat begrijp ik. Daarom heb ik er wel mijn corebusiness van gemaakt.

Maak het aantoonbaar.

Ook het vastleggen en bijhouden van afspraken is van belang. Net als het aanleggen van (digitale) mappen met belangrijke informatie. Denk aan het arbobeleid, BHV/bedrijfsnoodplan, veiligheidsinformatiebladen, keurings- en onderhoudsrapporten, overzicht gevaarlijke stoffen, en nog veel meer.

Wil je nooit meer zoeken en alles op 1 plek? Maak gebruik van Safety Triggers.

Bijvoorbeeld

Bij ons bedrijf staat het streven naar optimale arbeidsomstandigheden voorop, waarin alle medewerkers veilig kunnen werken en zich prettig voelen. We hechten waarde aan een respectvolle omgang tussen collega's en willen dat iedereen met plezier zijn werk doet.

We streven naar een open bedrijfsklimaat, waar medewerkers en managers zich vrij voelen om elkaar aan te spreken op mogelijke verbeteringen in het arbobeleid om een nog veiliger en gezonder arbeidsklimaat te creëren.

De leiding van ons bedrijf hecht veel belang aan de beste arbeidsomstandigheden en is altijd bereid om indien mogelijk aanpassingen te doen om deze verder te verbeteren. We waarderen de bijdragen van de OR / PVT / Arbocommissie die leiden tot verbeteringen in het beleid.

Wat staat er in een arbobeleid.

In het arbobeleid staan in ieder geval afspraken over

• Verantwoordelijken arbozorg
  
• Preventieve zorg
• Risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E)
• Bedrijfshulpverlening
• Verzuimbeleid
• Deskundige ondersteuning
• Psychosociale Arbeidsbelasting (PSA)
• Alcohol, drugs en medicijnen (ADM)
• Voorlichting en onderricht
• Registratie van arbeidsongevallen
• Evaluatie

Je kunt hierin ook andere afspraken opnemen die voor jouw bedrijf belangrijk zijn. Dat mag allemaal in 1 document staan of je kunt het splitsen in meerdere. Zolang het maar overzichtelijk blijft. 

Hou rekening met je doelgroep en maak de taal niet te ingewikkeld en langdradig.

Als je niet meer dan 25 medewerkers hebt mag de directeur ook zelf de preventiemedewerker zijn.

Tot op zekere hoogte mag je zelf bepalen welke taken de preventiemedewerker uitvoert. De Arbowet bevat op dit punt enkele minimumvereisten. De preventiemedewerker nog meer laten doen mag dus altijd, maar minder niet.

De NLA spreekt altijd de werkgever aan als iets niet in orde is, niet de preventiemedewerker.

De preventiemedewerker is bij deze taken nooit volledig verantwoordelijkheid of aansprakelijk. Als de Nederlandse Arbeidsinspectie constateert dat er geen actuele RI&E is of een onvolledig plan van aanpak, dan is de werkgever verantwoordelijk.

Taken van de preventiemedewerker.

• Meewerken aan het opstellen en uitvoeren van de RI&E en het helpen uitvoeren van de beheersmaatregelen uit het plan van aanpak.
• Advies geven aan en samenwerken met de ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging. Of, als deze er niet zijn, de belanghebbende medewerkers.
• Adviseren aan en samenwerken met bedrijfsarts en andere arbeidsdienstverleners.

Een RI&E is een overzicht van de risico's in jouw bedrijf en maatregelen om die risico's weg te nemen.

• Hiermee worden alle risico's in het bedrijf geïnventariseerd. Dit is de basisinformatie voor een veilige werkomgeving.
  
• Het plan van aanpak wordt samen met preventiemedewerker opgesteld. Hierin staan de acties die je moet nemen voor veiligheid op de werkvloer.
  
• Nadat het plan van aanpak is opgesteld wordt de RI&E getoetst door een KAM adviseur.
• Arbowet art. 5 (bij ontbreken kunnen boetes oplopen tot € 4.500 bij ontbreken van een RI&E en €3.000 als er geen plan van aanpak is)
• Check www.rie.nl voor meer informatie.

Je kunt zelf de RI&E opstellen of het uitbesteden.

Er zijn veel RI&E instrumenten waar je uit kunt kiezen. Zie RIE.nl voor de beschikbare tools.

Maar mijn advies is om de RI&E wel door een deskundige te laten doen of dat je ondersteuning hebt. Dan weet je zeker dat de RI&E compleet is en dat het aan de Arbowet voldoet.

Het doorlopen van het RI&E proces kost tijd. Hou daar rekening mee.

Je zou niet de eerste zijn die enthousiast begint met de inventarisatie en niet de tijd neemt om het af te maken. Laat staan om de acties die volgen op te pakken.

Of je hebt al een RI&E, hebt een aantal acties opgepakt en vervolgens belanden de goede voornemens in de kast door de waan van de dag.

Hoeveel tijd het kost hangt af van jouw bedrijf, maar het doorlopen van de RI&E en het plan van aanpak is die eerste grote 'bult' werk. Daarop volgen de acties en die hoef je meestal niet allemaal in 1 keer op te pakken.

Vind iemand waar je een klik mee hebt, die enthousiast is over jouw bedrijf en vooral de mogelijkheden ziet.

Van iemand die met een zuur gezicht steeds commentaar heeft raak je niet gemotiveerd en neem je toch moeilijk wat aan.

Gelukkig hebben de meeste deskundigen ervoor geleerd om jou goed op weg te helpen en vinden ze het leuk om te doen. Deskundigen kun je onder andere vinden bij jouw branchevereniging of Arbodienst. 

De inhoud van een BHV plan

• algemene gegevens van het bedrijf
• het aantal medewerkers
• werktijden en dienstroosters
• aanwezige basisnoodvoorzieningen
  
• risico's in het bedrijf en de plekken waar die te vinden zijn
  
• het aantal BHV'ers en hun taken en verantwoordelijkheden
• alarmering- en ontruimingsprocedure
• telefoonlijst
• afspraken bij verschillende incidenten
• hoe de nazorg is geregeld
  
• hoe de scholing van de BHV'ers is geregeld
• aanduiding van mogelijke uitrusting
• ...

Wil je hier zelf mee aan de slag? In het Archief van Safety Triggers staat een format. Deze kun je downloaden en naar wens aanpassen voor je eigen organisatie.

Ongewenst gedrag.

• Agressie en geweld - zijn situaties waarin een medewerker psychisch of fysiek lastig wordt gevallen, bedreigd of aangevallen.

• Discriminatie - is elke vorm van onderscheid, uitsluiting, beperking of voorkeur die de gelijke rechten van mensen aantast op economisch, sociaal of cultureel gebied.

• Pesten - is het systematisch uitsluiten of treiteren door een persoon of een groep tegen iemand die niet voor zichzelf kan opkomen.
  
  

• Seksuele intimidatie - is ongewenste toenadering, vragen om seksuele gunsten of ander ongewenst seksueel gedrag. Soms is dat bedoeld om iemands werkprestaties te beïnvloeden, onder druk te zetten of een intimiderende, vijandige of onplezierige werkomgeving te creëren.

• Arbeidsdiscriminatie - is het maken van onderscheid tussen medewerkers op basis van bijvoorbeeld hun afkomst, geslacht, leeftijd, geloof, etc.

Werkstress kan door verschillende factoren worden veroorzaakt.

Hier zijn de 5 belangrijkste

• Hoge werkdruk - deze kan ontstaan als iemand teveel taken en verantwoordelijkheden heeft in een beperkte tijd. Het gevoel constant onder druk te staan kan leiden tot stress en uitputting.
  
  
• Gebrek aan controle over het werk - ontstaat als mensen het gevoel hebben weinig invloed te hebben op taken. Dit kan leiden tot een gevoel van machteloosheid en stress.
  
  
• Slechte werk-privébalans - is er als iemand moeite heeft om werk en persoonlijke verplichtingen in balans te krijgen. Dit kan zorgen voor stress, omdat ze nooit echt kunnen ontspannen.
  
  
• Onduidelijke verwachtingen - zijn er als medewerkers niet goed begrijpen wat er verwacht wordt. Ook als ze conflicterende taken hebben kan dit leiden tot verwarring en stress.
  
  
• Te weinig sociale steun van collega's en leidinggevenden - dit kan ervoor zorgen dat iemand zich geïsoleerd voelt en een gebrek heeft aan bronnen om mee te praten of problemen te delen.
  

Het is belangrijk dat werkgevers en medewerkers zich bewust zijn van deze factoren en (samen) proactief werken aan het verminderen van werkstress om de gezondheid en het welzijn van medewerkers te bevorderen.

Voorkom PSA en lees de adviezen op deze pagina.

Je kunt ook kiezen voor begeleide trajecten op maat. Onder aan deze pagina staan een paar links waar je wellicht mee verder kunt of benader de Arbodienst waarmee je een contract hebt.

Soms is er al sprake van verzuim door PSA. Volg dan een traject waarbij de bedrijfsarts betrokken is. Welke stappen je dan neemt is volledig afhankelijk van de situatie.

Een goede werksfeer.

Een goede sfeer op het werk is belangrijk voor de medewerkers. Het is goed voor de productiviteit en tevredenheid. Een goede sfeer wordt beter door respect en begrip voor elkaar te hebben en naar elkaar te luisteren.

Agressie, geweld, pesten, discriminatie en seksuele intimidatie hebben een negatieve invloed op de werksfeer en zijn zelfs bij wet verboden.

Het is goed om eens een personeelsscan te doen om te onderzoeken hoe medewerkers zich voelen. Dat kan bijvoorbeeld met een korte enquête in Safety Triggers.

Het werk past bij de medewerkers.

Zorg dat het werk echt bij de medewerkers past. Zijn ze er goed in en geeft het ze genoeg uitdaging, afwisseling en ervaren ze zingeving? Ook is het belangrijk dat medewerkers zich kunnen ontwikkelen door een cursus of training aan te bieden. Let op de balans tussen routine en nieuwe uitdagingen en voorkom dat medewerkers zich onzeker gaan voelen.

Medewerkers die voelen dat ze echt een bijdrage leveren zijn meer betrokken bij het bedrijf.

Wettelijke afspraken over werktijden worden niet overschreden.

In de Arbeidstijdenwet staan regels over de lengte van een werkdag, een werkweek en pauzes. Dit zijn de maximale arbeidstijden.

In een CAO of door overleg met de vakbonden of de ondernemingsraad of de personeelsvertegenwoordiging kunnen andere regels zijn afgesproken, maar altijd binnen het kader van de Arbeidstijdenwet of als het om bedrijfsregelingen gaat binnen het kader van de CAO.

De werktijden moeten ruim van tevoren bekend zijn en overwerk mag niet structureel zijn.

Let ook op afspraken over pauzes en consignatiediensten.

Alle medewerkers weten hoe ze hun werk moeten doen.

In een functieomschrijving staan de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden benoemd, maar de manier van werken staat hier niet in.

Medewerkers moeten aantoonbaar geïnstrueerd zijn over het goed en veilig kunnen uitvoeren van hun werk. Denk dan aan dagelijkse werkzaamheden en goede instructies voor het veilig werken met bijvoorbeeld machines en gevaarlijke stoffen.

Plan een paar keer per jaar een persoonlijk gesprek met iedere medewerker over hoe het gaat. Vanuit de leidinggevende en vanuit de medewerker. Het gaat dus twee kanten op. Hiermee creëer je vertrouwen waardoor je de samenwerking kunt verbeteren. Geef complimenten, feedback en feedforward en sta open om ze ook te ontvangen. Maak afspraken over de komende periode.

Veiligheid en wettelijke verplichtingen.

Al vanaf 1 medewerker (vrijwilligers, stagiaires, uitzendkrachten en zzp’ers tellen mee) moet je aan allerlei veiligheidseisen voldoen. Een preventiemedewerker is bijvoorbeeld verplicht volgens de Arbowet en een Risico Inventarisatie & Evaluatie (RI&E) is ook een vereiste.

Met de RI&E krijg je inzicht in de risico's in jouw bedrijf en weet je wat je moet doen om die risico's weg te nemen. Vanuit die RI&E volgen plannen van aanpak met acties voor een veilige werkomgeving.

Kennis en tijd

Kortom, al deze zaken kosten, zeker in het begin, kennis en tijd. Veel bedrijven, vooral de 'kleine' MKB'er lukt het vaak niet om aan alle wettelijke verplichtingen te voldoen. Het is immers geen corebusiness van een autogarage, timmerman, installatiebedrijf, dakdekker, administratiekantoor, of schoonmaakbedrijf om een RI&E op te stellen en die eerste grote 'bult' werk voor elkaar te krijgen. Maar als het eenmaal stáát dan is veiligheid op de werkvloer een 2e natuur en kost het amper nog tijd.

Tijdens het werk gebeuren de ongelukken.

Oké, dan heb je de RI&E voor elkaar en een mooi plan van aanpak. Maar dan ben je er nog niet, want juist tíjdens het werk op de werkplek gebeuren de ongelukken of ontstaat fysieke over- of onderbelasting. Soms duurt het jaren voordat de gevolgen van onveilig werken zichtbaar worden. Denk aan het werken met gevaarlijke stoffen. Zelfs houtstof kan kanker veroorzaken.

Om de werkplek veilig te houden moeten er regelmatig werkplekinspecties worden gedaan. In sommige gevallen worden taak risico analyses opgesteld, moeten last minute risico analyses worden gevolgd en toolboxen en veiligheidsinstructies worden gegeven. En dan moet er ook op worden toegezien dat er écht veilig gewerkt wordt. Pfff, wat een werk!

Verzekering

Niet alleen voor de gezondheid van de mensen op de werkvloer zijn de veiligheidsvoorschriften belangrijk. Ook voor de gezondheid van jouw bedrijf, want verzuim is duur. Daarbij wil ook jouw verzekering graag dat je de boel op orde hebt.

Maak het aantoonbaar

Dan is het vastleggen en bijhouden van afspraken nog van belang. Net als het aanleggen van mappen met belangrijke informatie. Denk aan het BHV plan, de veiligheidsinformatiebladen, instructiekaarten, gevaarlijke stoffen, keurings- en onderhoudsrapporten, etc.

Risico Inventarisatie & Evaluatie (RI&E)

Nadat de preventiemedewerker is gekozen inventariseer álle risico's middels een RI&E en neem de acties om ze te voorkomen.

Bij het invullen van de RI&E vragen ontkom je er waarschijnlijk niet aan om een keer een 'nee' in te vullen. Hieruit volgt dan een advies en dat betekent actie!

Laat de preventiemedewerker ondersteunen.

Een preventiemedewerker doet zijn taken meestal naast zijn of haar reguliere werk. En dat is prima, maar het risico is wel dat de veiligheidstaken vooruitgeschoven worden. Dan is ondersteuning wel zo prettig.

Voor het opstellen van de RI&E, het plan van aanpak en alles wat daar mogelijk op volgt kun je bij mij terecht.

Doe het samen en gestructureerd

Betrek medewerkers bij de uitvoering en de oplossingen. Daar zijn vaak de beste ideeën.

Met een werkplekinspectie stel je gestructureerd onveilige situaties of handelingen vast.

Bevindingen gebruik je b.v. voor de volgende toolbox.

Gebruik Safety Triggers voor digitale checklijsten. Hierin  kun je formulieren opstellen, uitsturen en acties bijhouden. Je kunt dan ook alles meteen aantoonbaar maken.

Met een TRA beoordeel je de gevaren die zich kunnen voordoen bij het uitvoeren van risicovolle taken.

Door de stappen van een TRA te doorlopen kun je goed inschatten welke gevaren er zijn, hoe groot ze zijn en hoe je daar het beste mee om kan gaan. Net als een LMRA is een TRA gericht op de veiligheid en gezondheid van de medewerkers.

Waar moet je op letten

• Veiligheidhet voorkomen van ongevallen, fouten en onveilige situaties
• Gezondheidhet voorkomen van letsel
• Milieuhet minimaliseren van de omgevingsimpact
• Efficiencyhet zo doelmatig mogelijk werken tegen minimale kosten
• Welzijnhet realiseren van een goed mogelijk fysiek werkklimaat, een ergonomisch verantwoorde werkplek en een prettige sociale omgeving

Ja, ook de Taak Risico Analyse is een 'moetje' voor VCA gecertificeerde bedrijven, maar het doel is natuurlijk bedoelt om het veiligheidsbewustzijn te vergroten.

Elke organisatie moet een procedure hebben met de omschrijving van de TRA. En iedere medewerker moet de regels kennen.

Het doel van een TRA is het verminderen of wegnemen van risico's.

Met een LMRA kijk je vlak voór je met het werk begint nog even naar de risico's' die er op dat moment zijn. Een TRA stel je van tevoren op en gaat over een heel proces. Dus van alle werkzaamheden en de werkomgeving.

Medewerkers die bepaalde werkzaamheden uitvoeren moeten zich bewust zijn van eventuele gevaren en welke maatregelen getroffen zijn of zij bij uitvoering moeten treffen. Een TRA draagt bij aan het veiligheidsbewustzijn van alle betrokkenen.

Je maakt een TRA voor bijvoorbeeld deze gevallen

• het reinigen, onderhouden, repareren en instellen van machines
• het oplossen van storingen waarvoor geen procedures zijn
• bij het opstellen en evalueren van procedures waar risico's te verwachten zijn
• voordat je begint met nieuwe machines en werkzaamheden
• bij aanschaf/ gebruik van nieuwe/ onbekende machines of gereedschappen.
• wanneer dit is voorgeschreven in het (werk)vergunningensysteem

Of voor een risicovolle werkomgeving, denk aan

• een snelweg
• een ruimte met gevaarlijke stoffen
• een ruimte met straling
• een koude of hete omgeving

Zodra je de omstandigheden hebt geïnventariseerd ga je de risico's analyseren. Dat kan op verschillende manieren, maar één van de tools is de Fine & Kinney methode. Die geeft met cijfers de ernst van de risico's weer. Hoe hoger het cijfer, hoe groter het risico.

Betrek álle medewerkers en eventueel deskundigen. Ook degene die het werk niet zelf uitvoeren.

Een LMRA is slechts een onderdeel van het veiligheidsproces op de werkvloer.

Met alleen een LMRA creëer je dus geen veiliger werkvloer!

Al eerder heb je een RI&E laten doen of zijn er TRA gemaakt. De procedures zijn helder, net als de werkinstructies. Maar er kan, vlak voor je met je werk begint, iets veranderen aan de werkzaamheden, de werkomgeving of werkplek. En dan ontstaan er misschien nieuwe risico’s.

Doe daarom altijd, zelfs na een korte pauze, een LMRA.

Alle soorten werkzaamheden brengen andere risico’s met zich mee.

Doe het samen

Bepaal samen welke risico’s er bij welk werk kunnen voorkomen. Als de risico's nog niet in de RI&E staan, zet ze er dan alsnog bij. Ook tijdens een werkplekinspectie kun je (nieuwe) risico's tegenkomen. Bespreek relevante risico's ook tijdens een toolbox.

Hou het kort

Een toolbox duurt bij voorkeur niet langer dan 20 minuten en het gaat altijd over een relevant onderwerp. Denk aan een nieuwe machine of een opdracht waarbij extra risico's zijn.

Toolbox tips

• Kies een onderwerp dat bij de doelgroep past en dat actueel is bv na incident, nieuwe machine, verkeerde werkwijze.
• Verdiep je in het onderwerp (juiste werkwijze, wet- en regelgeving).
• Pas de inhoud van de toolbox aan naar het niveau van de doelgroep.
• Gebruik visueel materiaal.
• Informeer de medewerkers wanneer en waar de toolbox is. Maak het liefst een jaarplanning. 
• Zorg dat medewerkers allemaal aanwezig kunnen zijn door rekening te houden met de planning van het werk.
• Laat de deelnemers ook zelf iets doen.
• Maak afspraken na de toolbox-meeting.
• Noteer de actiepunten en koppel op vooraf afgesproken momenten naar medewerkers terug wat de status is van de acties.
• Vraag om feedback van de medewerkers.
• Laat iedere medewerker de aftekenlijst invullen.

Wil je het jezelf gemakkelijk maken? Sluit een abonnement af voor Safety Triggers. Hierin kun je alles plannen en vastleggen.

Arbowet

In de Arbowet staat bij artikel 8 dat je als werkgever verplicht bent om voorlichting te geven over de risico’s van het werk en hoe je die het beste kunt voorkomen of beperken.

Eén van de manieren om voorlichting te geven is dus een korte toolbox. Hoe vaak je het doet is niet voorgeschreven, maar voor VCA gecertificeerde bedrijven staat de volgende minimum-frequentie:

VCA* bedrijven: vier keer per jaar;
VCA** bedrijven: tien keer per jaar;
VCA Petrochemie bedrijven: tien keer per jaar

Ziekte & re-integratie

1. Er is iemand binnen het bedrijf verantwoordelijk voor het bijhouden van ziekteverzuim.
2. Je voert een verzuimregistratie.
3. Je weet wat het ziekteverzuim percentage is.
4. Het ziekteverzuimpercentage is lager dan 3%.
5. Er is een ziekmeldingsprotocol.
6. Je weet welke diensten de Arbodienst precies aanbiedt.
7. Je weet wat de loondoorbetalingsverplichting is.
8. De Wet van Poortwachter wordt bewaakt.
9. Er is géén sprake van langdurig of frequent verzuimende medewerkers.
10. Er is géén sprake van een arbeidsconflict.

Medezeggenschap

1. Je hebt regelmatig overleg met de medewerkers.
2. Er worden van deze bijeenkomsten notulen gemaakt.
3. Er wordt op verschillende manieren en regelmatig met medewerkers wordt gecommuniceerd. Denk aan bijv.: bord waarop berichten komen te hangen, nieuwsbrieven, narrow-casting.
4. Er is een ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging.

Ontslag

1. Je bent op de hoogte van de ontslagregels.
2. Je bent op de hoogte van de regels t.a.v. de transitievergoedingen.
3. Uitdiensttreding wordt ook altijd naar de werknemer bevestigd.

Medewerkers hebben het meest te maken met de volgende vormen van lichamelijke overbelasting:

• Het maken van herhalende bewegingen (32%);
• Veel kracht zetten (20%);
• Werken in ongemakkelijke werkhoudingen (11%);
• Werken met trillend gereedschap of een voertuig dat trillingen veroorzaakt (9%).

Bekijk hier de factsheet Lichamelijke Overbelasting.

Wat is ethiek

Het begint met opvoeding en het maken van keuzes op basis van de eigennormen en waarden, het moraal. Ethiek is het nadenken over en analyseren van die moraal. Wat is goed en fout? Omdat niemand hetzelfde is opgegroeid verschillen de normen en waarden en dus ook de kijk op ethiek.